PERSONDATAPOLITIK
Foreningen Vordingborg Festuge
April 2022
1 INTRODUKTION
1.1 Som frivillig, gæst, sponsor eller samarbejdspartner behandler Vordingborg Festuge dine personoplysninger. Denne persondatapolitik beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Samtidig vil vi også oplyse dig om, hvilke rettigheder du har i forbindelse med vores behandling.
1.2 I Vordingborg Festuge behandler vi alle personoplysninger sikkert og fortroligt. Vores behandling af dine personoplysninger sker alene til udtrykkeligt angivne og legitime formål. Vi viderebehandler ikke dine personoplysninger på en måde, der er uforenelige med disse formål.
2 DATAANSVARLIG
2.1 Foreningen Vordingborg Festuge er som udgangspunkt dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om dig. Du finder vores kontaktoplysninger her:
Foreningen Vordingborg Festuge CVR-nr. 38845470 Krondrevet 9 4760 Vordingborg (”Vordingborg Festuge”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) Kontaktperson:
Kim Ingemann Erichsen Telefon: +45 2090 3001
Mail: kim@vfu.dk
3 FORMÅL OG BEHANDLINGSGRUNDLAG
3.1 Formål med behandlingen:
3.2 Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er en effektiv og sikker afvikling af Vordingborg Festuge. Dette inkluderer, men begrænser sig ikke til, at kunne kommunikere effektivt med Vordingborg Festuges frivillige, sponsorer,
gæster og samarbejdspartnere, at kunne føre statistikker til brug for afvikling planlægning og forbedring af Vordingborg Festuge, at kunne markedsføre Vordingborg Festuge m.v.
3.3 Behandlingshjemmel:
3.4 Vi behandler dine personoplysninger med følgende hjemmel:
3.4.1 Behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler Foreningen Vordingborg Festuge, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra c. Dette kan fx være overholdelse af forpligtelser i bogføringsloven.
3.4.2 Behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som du er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra b. Dette kan fx være Vordingborg Festuges indgåelse af aftaler om sponsorater.
3.4.3 Behandlingen er nødvendig for, at vi eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse, medmindre dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder går forud herfor, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra f. Dette kan fx være Vordingborg Festuges interesse i at kunne afvikle Vordingborg Festuge effektivt.
3.4.4 Du har givet dit samtykke til behandling af dine personoplysninger til et eller flere specifikke formål, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra a.
4 KATEGORIER AF PERSONOPLYSNINGER
4.1.1 Vordingborg Festuge behandler alene de personoplysninger, der er nødvendige for at kunne opfylde formålet. De personoplysninger, vi behandler om dig, afhænger af din relation til os.
4.1.2 Vordingborg Festuge behandler ikke særlige kategorier af personoplysninger (følsomme personoplysninger).
4.1.3 Om frivillige i Vordingborg Festuge behandler vi følgende almindelige personoplysninger: Navn, adresse, e-mail, telefonnummer, trøjestørrelse, vagtplan/vagthistorik.
4.1.4 Om sponsorer og samarbejdspartnere i Vordingborg Festuge behandler vi følgende almindelige personoplysninger: Navn, adresse, e-mail, telefonnummer,
CVR-registrering samt oplysning om aftaler/transaktioner mellem Vordingborg Festuge og sponsoren/samarbejdspartneren.
4.1.5 Om gæster i Vordingborg Festuge behandler vi følgende almindelige personoplysninger: Navn, e-mail og telefonnummer ved kontakt til Vordingborg Festuge via kontaktformular på hjemmeside eller direkte til arrangørgruppen.
4.1.6 Videoovervågning: Festpladsen hvor Vordingborg Festuge afvikles er videoovervåget. Alle der færdes indenfor hegnet på det område hvor Vordingborg Festuge afvikles kan således optages på videoovervågningen. Videoovervågningen finder sted med et kriminalitetsforebyggende og sikkerhedsmæssigt formål. Der tydeligt skiltet om videoovervågningen i informationsmaterialet vedr. Vordingborg Festuge samt ved alle indgange til festpladsen.
4.1.7 Billeder og optagelser: I forbindelse med afviklingen af Vordingborg Festuge optages der videoer samt billeder fx situationsbilleder af publikum og frivillige. Billeder og videoer kan offentliggøres på nettet fx Vordingborg Festuges sociale medier og på hjemmesiden. Hvis vi foretager målrettede optagelser af enkeltpersoner fx interview med publikummer indhenter vi de pågældendes samtykke inden offentliggørelsen.
5 MODTAGERE AF PERSONOPLYSNINGER
5.1 Vi videregiver i nogle situationer dine personoplysninger til en række aktører, herunder andre frivillige med sagligt formål, myndigheder (fx SKAT ved kontrol af regnskaber eller spørgsmål om fradragsberettigelse) og databehandlere (fx IT-leverandører).
5.2 Når vi indgår et aftaleforhold med en leverandør, som bliver Vordingborg Festuges databehandler, indgår vi en databehandleraftale. Vi fører løbende kontrol med databehandlerens efterlevelse af GDPR og bestemmelserne i databehandleraftalen.
5.3 Du kan altid få oplyst, hvilke databehandlere Vordingborg Festuge benytter sig af ved at benytte kontaktoplysningerne ovenfor.
6 OVERFØRSEL TIL TREDJELANDE
6.1 Vordingborg Festuges behandling af personoplysninger finder som udgangspunkt sted inden for EU/EØS.
6.2 Hvis det er nødvendigt at overføre personoplysninger til et tredjeland eller international organisation, der er placeret uden for EU/EØS, sikrer vi os forinden overførslen af personoplysninger, at overførslen sker til et sikkert tredjeland/organisation, hvor EU-Kommissionen har truffet afgørelse om, at beskyttelsesniveauet er tilstrækkeligt, eller at overførslen sker på et andet grundlag, der sikrer tilstrækkelig garanti for, at personoplysninger er beskyttet fx ved anvendelse af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser om databeskyttelse.
7 KILDER TIL INDSAMLING AF PERSONOPLYSNINGER
7.1 Personoplysninger indsamles direkte fra dig eller i forbindelse med afviklingen af Vordingborg Festuge. Som frivillig i Vordingborg Festuge har du selv mulighed for at redigere dine stamoplysninger ved at logge ind på Vordingborg Festuges vagtplanssystem.
8 OPBEVARING AF DINE PERSONOPLYSNINGER
8.1 Vordingborg Festuge opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde det formål, som de er indsamlet til.
8.2 Som udgangspunkt slettes personoplysninger om frivillige, når den frivillige ikke har været aktiv i Vordingborg Festuge i 5 på hinanden følgende år.
8.3 Personoplysninger om sponsorer og samarbejdspartnere slettes som udgangspunkt i overensstemmelse med bogføringslovens regler.
8.4 Videoovervågning gemmes i 30 dage i overensstemmelse med videoovervågningsloven hvorefter dette slettes.
9 AUTOMATISKE AFGØRELSER, HERUNDER PROFILERING
9.1 Vordingborg Festuge gør ikke brug af automatiske afgørelser eller profilering i forbindelse med personoplysninger.
10 RETTEN TIL AT TRÆKKE SAMTYKKE TILBAGE
10.1 Hvis vi helt eller delvist har baseret behandlingen af dine personoplysninger på et samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dette samtykke tilbage. Du kan i denne forbindelse benytte kontaktoplysningerne ovenfor.
10.2 Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
11 DINE RETTIGHEDER
11.1 Du har i henhold til GDPR en række rettigheder som du kan benytte dig af hvis du ønsker det. Dine rettigheder er: ret til indsigt, ret til dataportabilitet, ret til berigtigelse, ret til sletning (retten til at blive glemt), ret til indsigelse og ret til begrænsning af behandling.
11.2 Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder skal du kontakte os via kontaktoplysningerne ovenfor.
12 ÆNDRING AF DENNE PERSONDATAPOLITIK
12.1 Vi kan til enhver tid og uden varsel ændre denne Persondatapolitik med virkning for fremtiden. Den senest gældende persondatapolitik gøres tilgængelig på www.vfu.dk.
13 DATATILSYNET
13.1 Du har mulighed for at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger:
Datatilsynet Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby Telefon: +45 33 19 32 00 dt@datatilsynet.dk www.datatilsynet.dk